OCTA Steuerberater, Bielefeld

Ralf Sommer, Foto: Sarah Jonek

Buchst du noch oder digitalisierst du schon?

Das ist das Motto von OCTA Steuerberater für das Jahr 2022. Und was das alles mit Digitalisierung zu tun hat, verraten Ralf Sommer, Rechtsanwalt, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Fachanwalt für Steuerrecht und sein Kollege Carsten Kehrein, Diplom-Wirtschaftsjurist und Steuerberater.

Was verbirgt sich hinter Ihrem Jahresmotto?
Carsten Kehrein: Die Buchführung in ihrer traditionellen Form ist für viele Menschen ein notwendiges Übel. Ein Chaos von Zetteln und Belegen, durch das nur schwierig durchzufinden ist, ist für die meisten mit einer großen Abneigung verbunden. Wir bei OCTA wollen diese Ansicht bei unseren Kunden verändern. Sie sollen das Thema Steuern als etwas Entspanntes und vor allem Positives empfinden. Dabei hilft uns die Digitalisierung.

Inwiefern ist dafür Digitalisierung hilfreich?
Ralf Sommer: Wir arbeiten so digital wie möglich. Die Programme vereinfachen vieles und nehmen unseren Kunden einen Teil der Arbeit ab. Die automatisierten Vorgänge müssen wir am Ende zwar noch einmal überprüfen, aber so können wir uns besser auf die wesentlichen Belange unserer Kunden konzentrieren und zugleich Fehler reduzieren, da Maschinen da deutlich unanfälliger sind als wir Menschen.

Wie genau wird die Digitalisierung bei Ihnen im Unternehmen umgesetzt?
Carsten Kehrein: Unsere grüne Wand, die in jedem unserer Standorte zu finden ist, spielt dabei eine wichtige Rolle. Hier steht für unsere Kunden ein Scanner bereit, so dass sie ihre Belege dort einfach bei einem frischen Kaffee einscannen und somit digitalisieren können.
Ralf Sommer: Das hat für uns den Vorteil, dass wir uns nicht mehr mit dem Sortieren von Unmengen an Belegen, die sich über das Jahr in einem Schuhkarton angesammelt haben, aufhalten müssen. Diese Zeit können wir nun sinnvoll nutzen, um wirklich für unsere Kunden zu arbeiten und zukunftsorientierte Lösungen für sie zu entwickeln. Außerdem werden unsere Kunden dank unserer OCTA APP immer über die neusten Entwicklungen informiert. Sie haben uns als ihren Steuerberater quasi immer in der Tasche dabei.
Carsten Kehrein: Auch die Arbeit unserer Mitarbeiter läuft hauptsächlich auf dem digitalen Weg ab. Dokumente werden nach einem festen Prinzip zentral gespeichert. Dies führt dazu, dass alle Berechtigten von überall aus auf die Dokumente zugreifen können. So ist es einfacher, mit anderen zusammen an einem Projekt zu arbeiten und der Austausch untereinander verbessert sich. Außerdem fällt es leichter, einen Überblick zu behalten und keiner versinkt im Zettelchaos.

Glauben Sie die Digitalisierung wird uns in der Zukunft die Arbeit noch weiter erleichtern?
Ralf Sommer: Definitiv. Wir werden mit Sicherheit in der Zukunft immer mehr Vorgänge digitalisieren und so den Arbeitsaufwand für uns als Menschen direkt verringern können. Allerdings sollten wir uns nicht darauf ausruhen, sondern die gesparte Zeit nutzen, um uns mehr auf andere Dinge zu fokussieren. So wird zum Beispiel die Serviceorientierung mit mehr Digitalisierung noch weiter in den Vordergrund rücken. Unseren Kunden den Rücken frei zu halten und sie so zu unterstützen, dass sie ihren persönlichen und beruflichen Erfolg haben können, wird immer unser Ziel sein.

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